Aidat Sorgula

VEDEK KALİTE SÜREÇLERİ YÖNERGESİ

VETERİNER HEKİMLİĞİ EĞİTİM KURUMLARI VE PROGRAMLARI

AKREDİTASYON DERNEĞİ

KALİTE SÜREÇLERİ YÖNERGESİ

 

 

MADDE 1     Dayanak, Amaç ve Kapsam

 

Bu yönerge, “Veteriner Hekimliği Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme ve Akreditasyon Derneği (VEDEK)” Çalışma Yönetmeliği’nin VEDEK iç ve dış kalite süreçlerini düzenleyen 12. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Amacı, VEDEK iç ve dış kalite süreçlerini düzenleyen ve sağlıklı çalışmasını sağlayan VEDEK İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi’nin yapısını, üyelerinin seçimini, görev sürelerini ve çalışma esaslarını belirlemektir.  Ayrıca VEDEK kalite değerlendirme çalışmalarının ve iç kalite yönetimi sürecinin sağlıklı işlemesini sağlamak amaçlanmıştır.

 

MADDE 2     Tanımlar ve Kısaltmalar

Bu yönergede geçen:

(a) VEDEK, Veteriner Hekimliği Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme ve Akreditasyon Derneği’ni,

(b) Kalite Komitesi, VEDEK İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi’ni,

(c) Genel Kurul, VEDEK Genel Kurulu’nu,

(d) Yönetim Kurulu, VEDEK Yönetim Kurulu’nu,

(e) VAK, VEDEK adına Veteriner Hekimliği eğitim kurumları ve programlarının değerlendirilmesi ve akreditasyonu için gereken çalışmaları yürüten Veteriner Hekimliği Eğitim Kurumları ve Programları Akreditasyon Komitesi’ni,

(f) Ölçütler, Veteriner Hekimliği eğitim kurumları ve programlarının akreditasyonunda kullanılacak VEDEK Değerlendirme Ölçütleri’ni,

tanımlamaktadır.

 

 

MADDE 3     İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi

 

VEDEK İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi, iç denetim faaliyetinden faydalanan taraflara; VEDEK’in sorumluluk, şeffaflık ve güvenilirliğine makul bir güvence sağlamak üzere kurulmuştur.

 

MADDE 4     İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi’nin Görevleri, Yetkileri ve Sorumlulukları

 

VEDEK İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi; Mesleki Ahlak Kuralları ve diğer yasal düzenlemelere göre hazırlanmış olan bu yönergeye uygun şekilde çalışmalarını yürütür.

İç denetim faaliyetinin mevcut imkânlar dâhilinde etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar.

İç denetimde uygulanan sürecin ve denetim sonucunun elde edilmesinde izlenen yaklaşımın tutarlı olmasını sağlar.

İç denetim faaliyetinin, üst yönetici, birim yöneticileri ve diğer ilgili taraflara güvence ve danışmanlık hizmetleri sunmadaki etkinliğini değerlendirir.

VEDEK Öz Değerlendirme Raporu incelenmesi ve saha ziyaretleri gibi görevler sırasında düzenlenen akreditasyon çalışma evraklarını düzenli ve dokümante edilmiş bir şekilde gözden geçirir.

Her bir görev için planlama, saha çalışmaları ve raporlamaya ilişkin standartlara uyumu sağlayacak denetim politika ve prosedürlerini oluşturur ve bunları günceller.

Değerlendirme sonuçları belirlenmiş performans kriterlerine göre analiz edilecek şekilde faaliyetlerini kapsayarak etkinliklerini yürütür.

Denetimler sonucu düzenlenen tüm raporlar ve öneriler Komite Başkanı’nın gözetimine tabidir. Kontrol Listesindeki bilgilerin tamamlanmasını takiben çalışma dosyası VEDEK Denetim Kurulu’na sunulur.

Ayrıca dönemsel değerlendirmeler kapsamında ziyaret sonrası kurum geri bildirim formları, memnuniyet anketleri, performans göstergelerine ilişkin bilgileri değerlendirerek yıllık faaliyet raporu hazırlar.

 

MADDE 5     İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi Üyelerinin Belirlenmesi ve Görev Süreleri

 

İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi; VEDEK’in herhangi bir komisyonunda görevi bulunmayan bağımsız 5 üyeden oluşur ve kalite güvence ve geliştirme programını düzenlemek ile iç denetime yönelik tüm faaliyetlerini, standartlara ve etik kurallara uygunluğunu değerlendirir. Komisyon üyelerinin belirlenmesinde mesleki yeterlilik ve tarafsızlık önemsenmelidir. Bu kapsamda tarafsızlık düzeyi, standartlar ve meslek ahlak kuralları hakkında bilgi seviyesi, mesleki sertifikasyonu, muhakeme kabiliyeti, analiz yapma ve iyileştirme önerisi sunma becerisi, raporlama becerisi, teknik bilgisi, kurum faaliyetleri hakkındaki bilgi seviyesi, iletişim becerisi ve iç değerlendirme görevine istekliliği gibi kriterleri göz önünde bulundurur.

 

MADDE 6     İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi Çalışma Esasları

 

6.1. Faaliyet Raporu Hazırlanması

Faaliyet Raporu “İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi” tarafından hazırlanır ve her yıl sonunda VEDEK Yönetim Kurulu’na bildirilmek üzere, Denetim Kurulu’na sunulur. Bu raporun değerlendirilmesi sonrasında ise ilgili kalite geliştirme önlemlerini Yönetim Kurulu Başkanlığı alır. Belirtilen raporun içerisinde,

a.      Ziyaretler sonrasında aday fakültelerin denetimine ilişkin Ziyaret Sonrası Kurum Geri Bildirim Formu (aşağıda formatı bildirilmiştir),

b. Akreditasyon, Ölçütler, Eğitim, Aday Belirleme Komitesi faaliyetlerinin denetlenmesi, üye seçimlerinin şeffaflığına ilişkin rapor (standart rapor formatındadır),

c. İç Denetim Performans Kriterlerine ilişkin İç Denetim Performans Kriterleri Formu (aşağıda formatı bildirilmiştir) bulunur.

 

 

MADDE 7     Form ve Rapor Formatları

7.1.      Ziyaret Sonrası Kurum Geri Bildirim Formu

 

1.     VEDEK akreditasyon süreci genel olarak düşünüldüğünde; bu süreç hakkındaki yorumlarınız ve görüşleriniz nelerdir?

 

 

 

 

2.     VEDEK akreditasyon süreci genel olarak düşünüldüğünde; bu sürecin geliştirilebilmesi için önerileriniz nelerdir?

 

 

 

 

3.     Kurumunuzdaki VEDEK değerlendirme süreci genel olarak düşünüldüğünde; bu süreç hakkındaki yorumlarınız ve görüşleriniz nelerdir?

 

 

 

 

 

4.     Kurumunuzdaki VEDEK değerlendirme süreci genel olarak düşünüldüğünde; bu sürecin daha etkin yürütülebilmesi için önerileriniz nelerdir?

 

 

 

 

5.     Kurumunuzu ziyarete gelen VEDEK Değerlendirme Takımı hakkında genel olarak görüş ve önerileriniz nelerdir? (Takımın organizasyonu, birbiriyle uyumu, tecrübesi, kurumunuzdaki personelle iletişimi vb. konularda lütfen görüş ve önerilerinizi etraflıca yazınız)

 

 

 

 

6.     Kurumunuzu ziyarete gelen VEDEK Değerlendirme Takım Başkanı hakkındaki görüş ve önerileriniz nelerdir? (Takım Başkanı’nın ismini belirterek, performansı, değerlendirme sürecine hâkimiyeti, tecrübesi, iletişimi vb. konularda lütfen görüş ve önerilerinizi etraflıca yazınız)

 

 

 

 

 

 

7.     Kurumunuzu ziyarete gelen VEDEK Değerlendirme Takımı Üyeleri hakkındaki görüş ve önerileriniz nelerdir? (Üyelerin isimlerini ayrı ayrı belirterek, değerlendirme sürecindeki görevlerini, etkinliğini, değerlendirme metotlarını, tecrübelerini, iletişim becerilerini vb. konuları lütfen her üye için bağımsız olarak bildiriniz)

 

 

 

 

 

 

8.     Sizce değerlendirme süreci etkin, objektif ve profesyonel bir şekilde yürütülüp tamamlandı mı? (Lütfen konuya ilişkin görüş ve önerilerinizi etraflıca aktarınız)

 

 

 

 

 

 

9.     Veteriner Hekimliği Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme ve Akreditasyon Derneği (VEDEK) değerlendirme ve akreditasyon süreçleri, etkinlikleri, programları, eğitimleri veya organizasyonlarına ilişkin bildirmeyi istediğiniz farklı bir gözleminiz, görüşünüz veya öneriniz varsa lütfen yazınız.

 

 

DENETİM DEĞERLENDİRME PUANTAJ FORMU

 

 

Lütfen iç denetim faaliyetini aşağıda belirtilen alanlarda derecelendiriniz. Eğer bir soruya cevap vermezseniz, basitçe o soruya baştan sona bir çizgi çekiniz veya boş bırakınız.

 

Değerlendirme Kriteri

Çok İyi

İyi

Orta

Zayıf

PROFESYONEL YETERLİLİK

1.               Değerlendirme takımının teknik yeterliliği

4

3

2

1

2.               Değerlendirme takımının profesyonelliği

4

3

2

1

3.               Akreditasyon faaliyetlerine ilişkin değerlendirme takımının bilgisi/başarı faktörleri

4

3

2

1

4.               Değerlendirme takımının ve biriminiz arasındaki ilişkinin düzeyi ve uyumu

4

3

2

1

DEĞERLENDİRME ZİYARETİNİN KAPSAMI

5.               Değerlendirme ziyareti için önemli çalışma alanlarının seçilmesi

4

3

2

1

6.               Değerlendirme ziyaretinin amacı ve kapsamının denetim öncesinde size bildirilmesi

4

3

2

1

7.               Değerlendirme ziyareti kapsamında önerilerinizin dahil edilmesi

4

3

2

1

DEĞERLENDİRME ZİYARETİNİN PERFORMANSI

8.               Değerlendirme ziyareti süresince ortaya çıkan konuların size geri dönüşü

4

3

2

1

9.               Değerlendirme ziyaretinin süresi

4

3

2

1

10.            Değerlendirme ziyaretinin raporunun ve geri dönüşünün uygun zamanda verilmesi

4

3

2

1

11.            Değerlendirme ziyareti bulgularının doğruluğu

4

3

2

1

12.            Değerlendirme ziyaretinin tavsiyelerinin değeri

4

3

2

1

13.            Öz değerlendirme raporu ile değerlendirme yazılı denetim raporlarının açıklığı

4

3

2

1

14.            Faaliyetler ve kontrollerin gelişiminde değerlendirme ziyaretinin faydası

4

3

2

1

 
                       

 

 

15.       Değerlendirme ziyareti ekibinin en güçlü yönleri nelerdir?

                                         

16.       İlave yorumlar.

                                         

 

 

Tarih:

Ad-Soyad:

İmza:

 

 

7.2. İç Denetim Performans Kriterleri Formu

 

 

 

 

ETKİLİLİK

NİTEL – NİCEL SONUÇLAR VE GÖZLEMLER

1.   

İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi tarafından VEDEK Denetim Kurulu aracılığıyla Yönetim Kurulu’na sunulan önerilerin kabul edilme oranı

 

2.   

Gerçekleşen önerilerin oranı

 

3.   

Açık kalan önerilerin oranı

 

4.   

Önerilerin uygulanması neticesinde iyileştirilen süreçlerin oranı

 

 

KALİTE

 

5.   

Denetlenen birimlerin memnuniyet durumu

 

6.   

Denetimlerle ilgili gelen şikâyetler

 

 

VERİMLİLİK

 

7.   

Tamamlanan denetimlerin planlanan denetimlere oranı

 

 

RAPORLAMA

 

8.   

Yıl içinde İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi tarafından yapılan toplantı sayısı

 

9.   

VAK, Ölçütler, Eğitim, Aday Belirleme Komitesi faaliyetlerine yönelik alınan yıllık kararlar

 

10.             

Raporlarda verilen olumsuz görüşler

 

 

11.             

Denetimler sonucunda tespit edilen aksaklıklar ve iyileştirilmesine yönelik öneriler

 

 

 

 

Formu Dolduran Komite Üyeleri ( Tam İsmi / Ünvanı):

 

MADDE 8     Yönergede Değişiklik

 

Bu yönerge üzerindeki değişiklik önerileri Yönetim Kurulu’na İç Denetim, Kalite Güvence ve Geliştirme Komitesi tarafından, Denetim Kurulu tarafından ya da Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilecek bir komite tarafından sunulabilir. Hazırlanan öneriler, Yönetim Kurulu’nun ilk toplantısının gündemine alınır ve karara bağlanır.

 

MADDE 9     Yürürlük

 

Bu yönerge Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

 

 

 

 

         Yön.Kur.Başkanı                         Yön.Kur.Başkan Yrd.                     Sayman

 Prof. Dr.Rıfkı HAZIROĞLU                Prof.Dr.Halil GÜNEŞ        Prof.Dr.Engin KENNERMAN            

 

 

 

                                            Genel Sekreter                                           Üye

                             Prof.Dr.Abdurrahman AKSOY                  Prof Dr.Hasan EREN